Productividad: dejar de trabajar más para trabajar mejor

Pensamos que el tiempo es infinito y no le damos la más mínima importancia a los minutos que dejamos pasar, ¿tienes claro que estos no se vuelven a repetir? El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos, ya que el que se consume nunca se vuelve a recuperar.

La buena noticia es que cada día tienes un regalo, un regalo en tiempo, 1440 minutos, y por supuesto debemos pensar en la mejor forma posible de aprovecharlos. No gestionamos el tiempo sino que gestionamos la percepción, es decir ¡lo que haces con él!

No va más rápido el que más corre. Prioriza, aprende a decir “no” y establece horarios. Verás cómo tu existencia y tu trabajo se beneficiarán del cambio

¿De qué te suena esto? Ya iré más tarde al gimnasio, seguro que ya el lunes próximo me pongo con el B2 de inglés, ya me conoces y mañana me pongo con mi objetivo o a lo más tardar pasado mañana, ¿y qué sucede? Que mañana y pasado nunca llegan.

Vamos allá sin rodeos ¿Qué tenemos que hacer para llegar a nuestros objetivos?

Tenemos que ser eficientes

Para ello hay que tener claro la diferencia entre eficacia y eficiencia.

Ser eficaz es hacer las cosas bien y llegar a los objetivos y ser eficiente es además de lo anterior, hacerlo con el menor número de recursos (TEM, tiempo, energía y motivación), a esto se le llama de forma “ecológica”, es decir que evitas el consumo innecesario o excesivo.

Quiero ser productivo, y esto ¿qué es? Es conseguir resultados, y para ello debemos tener claro que lo que hay que gestionar es nuestro cerebro, ya que la productividad no es gestionar el tiempo, el tiempo no tiene dueño. Quizás te venga ahora a la memoria que hay personas que producen (obtienen resultados) el doble o el triple que otras en el mismo tiempo. ¿Sabes por qué? Porque le ponen foco y saben dónde tienen que centrar la máxima atención. Para ello se basan en tres pilares:

• Fijar objetivos. ¿Para qué hago lo que hago? ¿Qué quiero conseguir?
• Priorizando. Aquí Pareto hace su aparición. ¿Cuáles son el 20% de las tareas que me producen el 80% de los resultados?
• Supervitaminas ADC. Ponen la mira con disciplina, autodisciplina y concentración, como un rayo láser, nada de nada de distracciones.

Con estos 3 pilares o ingredientes de una fórmula, tu productividad tendrá un crecimiento exponencial.

¿Cuantas personas de tu entorno conoces que van a trabajar en cuerpo y se dejan el alma fuera?

Las empresas no quieren empleados que quieran estar por estar, el llamado “presentismo”, echar horas por echarlas, cumplir con el control de presencia o con tu jefe y parecer que estás trabajando. Las empresas quieren profesionales eficientes, productivos, que aprovechen el tiempo, que vayan mucho más allá de hacer bien su trabajo y pongan esfuerzo en hacer las cosas cada vez mejor, que el retorno de la inversión sea tanto para la empresa y trabajador en forma de motivación.

No se trata de trabajar más sino de trabajar mejor, ¿Qué haces hoy con esos 1440 minutos?

Una habilidad se entrena y se aprende, esta es una buena noticia, por lo que ser eficiente para ser productivo, es cuestión de las 3Es (entrenar, entrenar y entrenar).

Por mi trabajo veo rotaciones en las fuerzas de ventas. El fin de semana pasado hablando del mismo tema con un amigo, que trabaja en una plataforma de atención telefónica, call center, nos hacíamos ambos la pregunta de que si sus responsables directos han hecho todo lo posible “para despertar” el potencial que llevan dentro. En cualquier puesto y función necesitamos que la curva de aprendizaje sea mínima, pudiera ser (me comentaba) que la exigencia por llegar a los objetivos los impregne de impaciencia de sus jefes y no siempre manejen bien las circunstancias y necesiten algo más de tiempo en alcanzarlos, lo que muchas veces oímos y decimos…”va lento pero seguro”.

Sirva este ejemplo para seguir confiando en el poder del entusiasmo, ser persistente, aprender de los errores o incluso de los fracasos, por supuesto está prohibido desanimarse y hay que seguir haciendo uso del poder de la autoestima.

En una charla a un colegio invitado en la NASA, Julian Earls les contaba: ¿Han escuchado la vieja ley física que dice que una abeja no puede volar? Cada principio aerodinámico dice que la envergadura de sus alas es muy pequeña para mantener su enorme cuerpo en vuelo, pero una abeja no lo sabe, no comprende la física, ella vuela de todas formas y eso es lo que todos deben hacer.

Una docena de “mandamientos” para ser más productivos:

1. Poner límite temporal a las tareas, y determinar qué tiempo necesitamos para llevarlas a cabo.
2. No caer en el perfeccionismo. “Lo perfecto es enemigo de lo bueno”, reza un dicho popular. Así que cuando estés haciendo una tarea, pregúntate si estás siendo demasiado exigente contigo, pues lo mismo el nivel de excelencia que se necesita, dicha tarea ya lo tiene. (Ver distinción exigencia-excelencia).
3. Agrupar tareas similares y sistematizarlas. Por ejemplo, varias llamadas telefónicas al mismo tiempo, mismo bloque de emails encadenados, o todas las copias que tengamos que imprimir o escanear de algunos documentos. Como si fuese una cadena de montaje.
4. Evitar la multitarea, hacer varias cosas a la vez. En realidad, no podemos hacer dos cosas importantes al mismo tiempo, ¡reconócelo!
5. Aprovechar nuestra curva de energía. Es importante conocer nuestros biorritmos, cuándo rendimos mejor, lo cual favorece nuestra concentración y productividad.
6. Mantenernos en forma. Sí, sí… una alimentación sana y practicar ejercicio, nos hará sentirnos mucho mejor, y esto también influye directamente en nuestro nivel de rendimiento.
7. Haz primero lo que no te gusta. Requiere mucha voluntad, pero piénsalo bien… Estarás más fresco, más concentrado. Si empiezas por lo que más te gusta, acabarás por dedicarle incluso más tiempo del que necesita, y te irás cansando poco a poco para lo que menos te gusta.
8. Si surge algo fácil y rápido, ¡hazlo ya! Ni lo apuntes, porque seguro que pierdes más tiempo en eso que en hacerlo.
9. Reserva semanalmente un espacio de tiempo para planificar y organizar. Además, revisa lo que hiciste la semana anterior, lo pendiente, lo que ha surgido nuevo. Yo planifico y confirmo los viernes la próxima semana y un truquillo que me funciona, anoto y “libero la mente” de todas las tareas principales de la próxima semana y así “no me las llevo a casa” ¿te apuntas?
10. Aprovecha los recursos y herramientas a tu alcance. Afortunadamente, la tecnología nos brinda muchas aplicaciones que puedes aprovechar para ser mucho más eficiente. (por ejemplo para el punto anterior)
11. Prioriza, prioriza y prioriza (3P). No todas las tareas a las que nos enfrentamos cada día tienen la misma importancia, ni la misma urgencia; además, tampoco exigen el mismo nivel de energía y dedicación. Aprender a priorizar nos permitirá no perder el foco de lo que realmente es importante para alcanzar nuestros objetivos, así como a llevar una vida más equilibrada, e incluso a conciliar mejor el trabajo con otras parcelas de nuestra vida.
12. Aprende a decir “NO”. Tira de asertividad, ¡aunque al principio no es fácil sus beneficios son vitalicios!

Me atrevo a decir que dentro de cada uno de nosotros hay tanta energía como la que absorbe un agujero negro, valga esta metáfora para poner de relieve el potencial que cada uno llevamos dentro. Como informático me recuerda al sistema binario, aquí hay una señal de 0 y 1 (desactivado o activado), aquí no hay medias tintas. ¿Has activado tu potencial? Si miras a tu alrededor lo mismo compruebas que quien consigue resultados ya lo ha activado ¿a qué estás esperando? ¿Cómo está tu autoestima?, ya te digo que:

“Tú sí que vales”, quizás todavía no hayas aprendido a creer en ti mismo ¿cuándo empiezas?

Somos un conjunto de miedos, limitaciones y creencias que nos tienen atados de pies a cabeza, y si lo enfoco desde mi perspectiva de coach nos tienen secuestrados desde el propio lenguaje, el mismísimo cuerpo y por supuesto emocionalmente. Cuando aprendas a deshacerte de todo lo que te limita (y no estoy diciendo que sea fácil) será que ya has entrado en acción y habrás definido tu objetivo.

Trabajando desde la excelencia, poniendo foco con supervitaminas ADC, cultivando hábitos sanos (Los siete hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey) y en especial el 7º, afilar la sierra, (mejora continua, auto-renovación), estarás más cerca de tu meta. ¡Enhorabuena!.

Y finalizo con esta cita:

Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo;

incluso aquél que no tiene otra cosa cuenta con ello

 Baltasar Gracián.

Gracias por acompañarme hasta aquí